Po co przedsiębiorcy biznesplan?

źródło:www.pixabay.com

Istota biznesplanu

Rozpoczynając działalność gospodarczą w celu zmniejszenia ryzyka i pozyskania kapitału powinniśmy zaplanować swoje przedsięwzięcie sporządzając biznesplan, czyli dokument zawierający informacje o firmie, pokazując jej mocne i słabe strony, cele, które realizuje oraz metody ich osiągania z uwzględnieniem szans i zagrożeń ze strony otoczenia.

Biznesplan to zestaw dokumentów – analiz i programów, w których na podstawie oceny sytuacji w firmie i analizy otoczenia, zawarte są cele firmy i sposoby ich osiągania, przy uwzględnianiu uwarunkowań finansowych, rynkowych, organizacyjnych, kadrowych i technologicznych.

Biznesplan to streszczenie strategii realizowanego przedsięwzięcia. To sposób w jaki twój pomysł na biznes chcemy zrealizować z uwzględnieniem wszystkich ekonomicznych i finansowych aspektów przedsięwzięcia. Praca nad biznesplanem pozwala przemyśleć strategię działania bez podejmowania ryzyka (lepiej wcześniej zaniechać wdrożenia nierealnego pomysłu, niż zrobić to po kilku latach działalności prowadzonej bez planu).

Kiedy konieczny jest biznesplan?

• przed założeniem nowego przedsiębiorstwa;
• podczas łączenia przedsiębiorstw;
• przy zdobywaniu zewnętrznych środków finansowych lub w ryzykownych przedsięwzięciach;
• w krytycznym dla firmy okresie (przekształcenie, zmiana profilu działalności).

Funkcje i cel biznesplanu

Biznesplan pełni w jednostce gospodarczej dwie podstawowe funkcje:

• wewnętrzną,
• zewnętrzną.

Wewnątrz firmy biznesplan jest drogowskazem dla kadry zarządzającej w dążeniu do określonych celów, pozwala planować oraz organizować bieżącą pracę w firmie tak, by była efektywna. Na zewnątrz biznesplan jest wykorzystywany m.in. w trakcie ubiegania się o różnego rodzaju środki finansowe niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz podczas procesu pozyskiwania nowych inwestorów.

Każdy biznesplan powinien odpowiadać na cztery podstawowe pytania, dotyczące stanu firmy i jej dającej się przewidzieć przyszłości:

• Gdzie, jako firma jesteśmy?
• Dokąd zmierzamy?
• Jak możemy tam dotrzeć?
• Jaka jest przewidywalna opłacalność planowanego przedsięwzięcia?

Podstawowym celem opracowania biznesplanu jest dostarczenie przedsiębiorstwu dokumentu, który krok po kroku poprowadzi przez wszystkie działania niezbędne do realizacji założonych celów. Dokument ten ma pomoc przedsiębiorstwu w:

• analizie obecnie prowadzonego biznesu;
• opracowaniu koncepcji z uwzględnieniem własnych możliwości ograniczeń;
• przygotowaniu planu rozwoju przedsiębiorstwa w przyszłości;
• ocenie możliwości uzyskania kapitału ze źródeł zewnętrznych;
• opracowaniu szczegółowego programu badań i działań marketingowych, w tym promocyjnych.

Forma biznesplanu

Biznesplan jest dokumentem sporządzanym w formie maszynopisu. W przypadku, kiedy sporządzamy biznesplan na potrzeby wewnętrzne firmy, będzie on zawierał inna treść, niż w przypadku biznesplanu dotyczącego założenia nowego przedsiębiorstwa.

Graficzna prezentacja planu zwiększa jego oddziaływanie. Plan powinien wyróżniać się klarowną konstrukcją, przejrzystością i starannym opracowaniem. Zakres merytoryczny planu podejmujący wszystkie zagadnienia wewnętrzne powinien zawierać się w trzech grupach tematycznych, które ilustrują również metody pracy nad tym dokumentem:

• badanie przedsiębiorstwa zawierające opis i analizę, oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian oraz ogólną opinię o przyszłej działalności;
• opracowanie zasadniczego planu czyli szczegółową analizę oraz plan przekształceń i rozwoju;
• plan wprowadzenia w życie czyli plan wdrożenia, powołanie osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie im nieprzekraczalnych terminów.

Zaleca się przygotowanie biznesplanu przynajmniej w trzech wariantach:

• prawdopodobnym, zakładającym przeciętne warunki gospodarowania;
• pesymistycznym, w którym bierze się pod uwagę możliwość zaistnienia czynników wymienionych w zagrożeniach i słabych stronach firmy;
• optymistycznym, biorącym za podstawę możliwość wystąpienia czynników umieszczonych na liście szans otwierających się przed firmą.

Struktura i elementy biznesplanu

Nie istnieje jeden wzór biznesplanu – w zależności od celu jego stworzenia i specyfiki prowadzonej działalności będzie miał on różną objętość oraz strukturę. 

Zwykle w biznesplanie znajdują się następujące elementy:

1. Streszczenie

2. Charakterystyka firmy

3. Szczegółowy opis produktu, usługi

4. Analiza SWOT

5. Plan marketingowy

6. Harmonogram

7. Finansowanie

8. Prognoza finansowa

9. Podsumowanie

10. Załączniki (słowniki używanych zwrotów i terminów, harmonogram realizacji planu, dane techniczne, badania rynku, stan zamówień, lista akcjonariuszy, udziałowców, schemat organizacyjny, życiorysy kadry kierowniczej, dane finansowe niezamieszczone w planie finansowym itp.)

Streszczenie znajduje się na początku biznesplanu, ale najlepiej pracować nad nim po zakończeniu prac nad pozostałymi rozdziałami, bowiem wówczas łatwiej zebrać jest najważniejsze informacje i wnioski. Po krótkim wprowadzeniu należy przedstawić opis tego jak, gdzie i przez kogo firma została założona; napisać o jej osiągnięciach i gorszych okresach; ustanowić bilans działalności na dzień dzisiejszy. Streszczenie ma zajmować jedną lub dwie strony. 

Charakterystyka firmy to rozbudowany opis przedsiębiorstwa. Zawiera najważniejsze daty, stan prawny, finansowy, organizacyjny, kwalifikacje kadry, zasoby. Prezentuje również charakterystykę świadczonych usług oraz określa misję przedsiębiorstwa. 

Szczegółowy opis produktu, usługi – jest to element, w którym należy wykazać się unikalnością pomysłu, usługi czy produktu, które proponujemy. 

Analiza SWOT – analiza ta dotyczy aspektów działalności przedsiębiorstwa w odniesieniu do warunków panujących na rynku. Określa, co firma sobą reprezentuje i jakie miejsce zajmuje wśród konkurentów. Powinna zawierać cztery elementy, tj.: słabe strony firmy, mocne strony, szanse dostrzegane w otoczeniu i zagrożenia, jakie niesie ze sobą otoczenie. Pierwsze dwa elementy dotyczą samego przedsiębiorstwa (analiza wewnętrzna), dwa ostatnie – elementów otoczenia (analiza zewnętrzna).

Plan marketingowy zawarty w biznesplanie powinien składać się z charakterystyki produktu oraz odbiorców, określenia segmentu rynkowego, które przedsiębiorstwo zamierza opanować. Charakterystyka klientów powinna uwzględniać wiek, płeć, zawód i wykształcenie. Winny być przedstawione sposoby dotarcia do klientów i neutralizacji konkurencji, sposób dyktowania cen wyrobów / usług. Ponadto określany kanały dystrybucji, sposoby prowadzenia reklamy, wykorzystanie materiałów promocyjnych. Oceniamy również koszty związane z reklamą i promocją.

Harmonogram jest przedstawieniem opisywanych wcześniej pomysłów w formie zadań i terminów ich realizacji.

Finansowanie – w tym punkcje należy dokładnie sprecyzować, jakiego rzędu inwestycji oczekuje się od inwestorów. Podajemy całkowity koszt realizacji przedsięwzięcia, wymieniając poszczególne pozycje kosztorysu. Następnie trzeba określić planowane źródła finansowania, w tym własne. Można dołączyć harmonogram przedsięwzięcia z wyszczególnieniem kolejnych etapów i tego, kto w zamyśle będzie je finansował. Dla podkreślenia płynności finansowej i odpowiedzialności, powinno się zaprezentować aktualną sytuację finansową swojej firmy. Opisuje się tu wszystkie zobowiązania i terminy ich uregulowania. 

Prognoza finansowa – to najtrudniejszy element biznesplanu dla osób nie mających doświadczenia lub kierunkowego wykształcenia. W przypadku mniejszych przedsięwzięć wystarcza prosty rachunek wyników, obrazujący różnicę pomiędzy przychodami, a kosztami. Dla większych biznesplanów prognoza finansowa powinna być oceniana wg kryterium wartości bieżącej netto – metody dynamicznej, uwzględniającej znaczenie czasu.

Podsumowanie – to jedna z najważniejszych części. Jest to potwierdzenie tego, co wcześniej zostało powiedziane. W tej części należy udowodnić trafność inwestycji w to właśnie przedsięwzięcie, a nie inne. Najlepiej, gdy podsumowanie jest ograniczone do dwóch, trzech stron tekstu. W takiej ilości tekstu muszą znaleźć się treści takie jak: główny pomysł, szanse i zagrożenia jego realizacji, ukazanie pozytywnych stron przedsięwzięcia. 

Błędy w biznesplanie

Pisząc biznesplan powinniśmy zdawać sobie sprawę, że oceniający może nie znać specyfiki opisywanej branży, ale wie, jak powinien biznesplan wyglądać. Do najczęściej spotykanych błędów należy zaliczyć:

• zachwiana struktura biznesplanu;
• błędy formalne;
• nadmierna sztywność planu;
• błędnie sformułowane cele;
• brak realizmu;
• tworzenie planu wyłącznie dla zewnętrznego odbiorcy;
• nieprzestrzeganie konwencji biznesplanu.

Niedobre wrażenie na czytających sprawia również posługiwanie się w biznesplanie językiem specjalistycznym, charakterystycznym dla danej branży.

Warto też zapamiętać dziesięć złotych zasad, których powinno się przestrzegać przy tworzeniu biznesplanu:

1. Bądź wytrwały

2. Pamiętaj o kompletności

3. Dbaj o jasność

4. Bądź rzeczowy

5. Pisz zrozumiale

6. Nadaj dokumentowi zrozumiałą formę 

7. Zapytaj zaufane osoby o opinię

8. Szukaj pomocy

9. Ujednolić wszystkie części biznesplanu

10. Pracuj dalej nad planem (biznesplan musi się rozwijać i zmieniać na bieżąco).

Źródło: M.Ratajska: Biznesplan jako pomoc dydaktyczna w pracy doradcy zawodowego dla chcących rozpocząć działalność gospodarczą, K.Szczepańska-Woszczyna, G.Wieczorek (red.), Doradztwo zawodowe i zarządzanie kompetencjami. Wybory edukacyjno-zawodowe a problemy rynku pracy, WSB, Dąbrowa Górnicza 2009 r.