Czy twój czas jest w niedoczasie?

źródło: pixabay

Zapewne nie raz zastanawiałaś się, jak to się dzieje, że zaledwie zasiadasz za biurkiem, już pora kończyć pracę, zaś ilość zadań przewidziana na ten dzień wcale się nie zmniejszyła. I zapewne wielokrotnie zazdrościłaś koleżankom z pracy czy osobom z pierwszych stron gazet, że są one w stanie realizować wiele projektów, że mają jeszcze czas, by zadbać o swoją aktywność fizyczną, że spędzają chwile z dziećmi. Ty zaś jesteś w permanentnym „niedoczasie”, biegając z miejsca na miejsce i wciąż przekładając rzeczy, które dawno powinny być zrobione. Właśnie …czas … Każda z nas ma do dyspozycji 24 godziny dziennie, 168 godzin w tygodniu. Dlaczego zatem jednym ta liczba godzin wydaje się wystarczać na wszystkie ich aktywności, inni zaś wciąż pragną, żeby czas płynął wolniej, albo nawet, by wskazówki zegara się cofały. W czym tkwi różnica? W zarządzaniu tym czasem, a właściwie w zarządzaniu sobą w czasie.

Niewłaściwe zarządzanie sobą w czasie 

Nasze codzienne życie toczy się na coraz większych obrotach, każdego dnia jesteśmy bombardowani nieskończoną ilością informacji, z których każda wydaje się być ważna. W pracy docierają do nas dziesiątki maili wymagających reakcji, odbieramy niekończące się telefony, nasi współpracownicy, podwładni i przełożeni nieustannie dostarczają nam nowych zadań do wykonania i tematów do zgłębienia. W domu czekają na nas kolejne wyzwania, już w progu wita nas dziecko proszące o pomoc w nauce, narzekający na spóźniony obiad mąż czy pies gwałtownie domagający się spaceru. A gdzie w tym wszystkim jeszcze miejsce na odpoczynek czy zadbanie o siebie? Nic dziwnego, że jesteśmy coraz bardziej wyczerpane, że czujemy się coraz bardziej sfrustrowane, przytłoczone nadmiarem obowiązków, to zaś prowadzi do negatywnych konsekwencji zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Pamiętaj, że im więcej zadań starasz się wykonać w ograniczonym przecież czasie, tym szybciej ten czas wydaje się mijać i zwiększa się prawdopodobieństwo, że nie wykorzystasz go właściwie. Jakie są tego skutki?

• Jesteś postrzegana jako nieudolna. Bolesne, prawda? I choć możesz oburzać się na to stwierdzenie, to pomyśl, czy przypadkiem wykonywane zadania nie zajmują ci więcej czasu niż to konieczne, czy nie popełniasz w pośpiechu większej ilości błędów, czy dotrzymujesz terminów, czy raczej wciąż jesteś zmuszona udawać, że zapomniałaś, jaki był deadline.
• Jesteś nieskuteczna. Różnica pomiędzy skutecznością a sprawnością polega na tym, że pierwsza związana jest z wynikami, a druga tylko wkładem pracy. Tymczasem w pracy (a także i w domu) jesteś rozliczana (albo sama siebie rozliczasz) za efekty, czyli za to, co osiągasz. I nie jest istotne, że miałaś świetny plan, jak dojść do celu, skoro go nie osiągnęłaś. Nie ma znaczenia, że odebrałaś dziesiątki telefonów czy maili, skoro ta praca nie zaowocowała nowymi klientami. Nie jest ważne, że planowałaś ugotować mężowi pyszną zupę, skoro skończyło się – jak zwykle – na gotowym daniu odgrzewanym w mikrofalówce. Jeśli nie jesteś skuteczna, przypominasz studenta tłumaczącego się profesorowi, że się uczył, ale się nie nauczył …
• Nie awansujesz. Tracisz czas na działania, które nie przynoszą firmie korzyści, a nie na te, które zwracają uwagę na twój profesjonalizm i zaangażowanie, skutkujące efektywnością. 
• Jesteś wciąż zestresowana. Świadomość, że masz do wykonania kolejne zadania, podczas kiedy na twoim biurku piętrzy się już ich pokaźny już stos; upływający termin oddania projektu, przypadający akurat na dzień, kiedy twoje dziecko występuje w szkolnym przedstawieniu – to zaledwie dwa z dziesiątek przykładów źródeł stresu. 
• Pogarszają się twoje relacje z otoczeniem. Dlaczego? Przeczytaj wcześniejsze punkty! Tworzą one błędne koło niekompetencji, błędów, nieustannych opóźnień i pretensji, na czym cierpią wszyscy wokół ciebie, a przede wszystkim ty. 

Jak przerwać to błędne koło? 

źródło: pixabay

Bodźcem do jednej z najważniejszych zmian w twoim życiu, prowadzącej do skutecznego poruszania się w ograniczonych ramach czasowych, jest pamięć o zasadzie sformułowanej przez Roberta Fritza, który pisał w swojej książce: „Chwila obecna jest najważniejszym momentem twojego życia”. I choć daleka jestem od namawiania cię na filozoficzne rozważania, to musisz zdać sobie sprawę, że możesz być aktywną tylko tu i teraz. Pamiętaj, że multitasking, (czyli wielozadaniowość) dawno już przestał być modny, bowiem wiązał się z obniżeniem jakości wykonywanych zadań. Aby zachować kontrolę nad swoim czasem przy jednoczesnej dbałości o poziom pracy, staraj się nie poświęcać uwagi jednocześnie wielu sprawom. Jeśli odpowiadasz na maile, skoncentruj się wyłącznie na tym. Jeśli tworzysz artykuł (jak ja w tej chwili), wyłącz FB i komunikatory, wycisz telefon. Jeśli rozmawiasz z dzieckiem czy partnerem, skoncentruj się tylko na rozmowie. 

Choć nie możesz panować nad czasem, to możesz panować (zarządzać) nad sobą. Panuj zatem nad zdarzeniami, a jednocześnie nie dopuszczaj, żeby praca cię zdominowała. Wyznaczaj cele, dzięki którym będziesz świadoma tego, jakie są twoje (firmy) priorytety. kategoryzuj zadania według ich ważności (czyli stopnia, w jakim przełożą się na realizację twoich planów, budowanie twojej marki, relację z bliskimi). Korzystaj z narzędzi służących sporządzaniu planów oraz organizowaniu czasu, ale nie pozwól, aby kolejne listy i listy list angażowały całą twoją energię. 

Jak to wszystko zrobić? O tym napiszę już wkrótce!