Na pohybel pożeraczom czasu!

źródło: pixabay.com

Masz wrażenie, że czas przecieka ci przez palce? Zaledwie zasiądziesz przed komputerem, a okazuje się, że kończy się dzień pracy? Miałeś sprawdzić połączenia pomiędzy Katowicami a Warszawą, a cztery godziny później okazuje się, że zrobiłeś porządne zakupy (pomijając fakt, że połowa z zakupionych rzeczy okazała się niepotrzebna)? Przeczytałeś mnóstwo książek na temat technik zarządzania czasem, a on wciąż nie da się poskromić? Wszystkiemu winne są … pożeracze czasu! 

Czynnik ograniczający działanie 

Zwykle w każdym zadaniu, które wykonujesz, tkwi czynnik, który decyduje o szybkości wykonywanej pracy, a także o terminie jej zakończenia. Zastanów się nad nim, zanim rozpoczniesz jakąkolwiek aktywność, bowiem właściwa jego identyfikacja pozwoli ci najlepiej spożytkować czas. 

Do czynników tych mogą zaliczać się osoby, od których wykonanie zadania jest uzależnione (na przykład mogą dostarczać półprodukty lub dane do zestawienia), a także osoby, których pomocy potrzebujesz, środki finansowe niezbędne do realizacji zadania, sprawny komputer, słabe punkty i ograniczenia twojej organizacji itp. Zastanów się, który z tych czynników hamuje twoje działanie, przeszkadza, zabiera ci najwięcej czasu i skup się na nim, a wyeliminujesz nie tylko straty energii i godzin, ale i pieniędzy. 

www.pixabay.com

Pożeracze czasu i inne takie… 

Na czynniki ograniczające działanie możesz mieć pewien wpływ poprzez ich identyfikacje, zamianę, odpowiednio wczesną reakcję, zawsze jednak pozostanie pewien margines, który nie poddaje się twojej kontroli. Jest jednak coś, co możesz zrobić, by zoptymalizować swoją pracę, by skupić się na tym, co powinno być wykonane – to walka z pożeraczami czasu. Sprawdź, który z nich jest twoim osobistym potworem. 

1. Zbyt duża ilość zadań do wykonania. 

Im więcej rzeczy będzie zajmowało twoje myśli, im dłuższa będzie lista zadań do wykonania, tym bardziej będziesz rozproszony, zaś czas - według twojego odczucia - będzie biegł jak szalony. Dlatego skoncentruj się na ograniczaniu ilości bodźców, które do ciebie docierają oraz trenuj umiejętność koncentracji na zadaniu, którym się aktualnie zajmujesz, aż do jego wykonania. 

Pamiętaj! Nigdy nie zajmuj się tą rzeczą, z której możesz całkowicie zrezygnować! 

2. Bałagan na biurku 

Moja siostra zwykła nazywać bałagan twórczym nieporządkiem, prawda jest jednak taka, że im więcej papierów zalega na twoim biurku, tym dłużej zajmuje ci odszukanie tych właściwych i tym większe jest ryzyko, że przeoczysz ważną wiadomość lub wymagany termin odpowiedzi. Dlatego już teraz przyjrzyj się każdemu dokumentowi leżącemu na twoim biurku i zdecyduj, o powinieneś z nim zrobić. Do wyboru masz następujące opcje: 

• podjąć wymagane treścią dokumentu działania; 
• zlecić niezbędne działania komuś innemu; 
• umieścić dokument w archiwum; 
• zniszczyć dokument. 

Pamiętaj! Nie zastanawiaj się zbyt długo, do której kategorii należy dane pismo czy informacja. 

3. Przerwy w pracy 

Nieustannie dzwoniące telefony, kawa w pomieszczeniu socjalnym, która zamienia się w półgodzinną pogawędkę, współpracownicy wymagający pomocy w realizacji zadań – zapewne znasz wszystkie te przerywniki, które zaburzają rytm twojej pracy. Tymczasem łatwo jest utracić koncentrację, a o twój czas i uwagę nieustannie będzie ubiegało się wiele spraw – jeśli nie wdrożysz pewnych reguł, zanim się obejrzysz, minie osiem godzin pracy, a ty wciąż siedzieć będziesz nad niezrealizowanym projektem. Nie dopuść zatem do następujących sytuacji: 

• wciąż sprawdzasz e-maile – twoja praca zazwyczaj nie wymaga nieustannego śledzenia skrzynki pocztowej, ale otwarte okno i zachęcająco mrugająca koperta skłaniają cię do natychmiastowej reakcji. Oprzyj się pokusie, a najlepiej nie wystawiaj się na pokuszenie i zamykaj okno poczty. Wyznacz sobie godziny, w których będziesz sprawdzał skrzynkę, porządkował ją i odpowiadał na wiadomości. Trzymaj się wyznaczonych granic. 
• surfujesz po Internecie – Internet jest po to, by wyszukiwać niezbędne informacje, może dostarczać rozrywki, wiedzy, a o jego zaletach można długo pisać. Jednak kiedy sprawdzenie kursu waluty zamienia się w rezerwowanie hotelu na wakacje, zaś weryfikacja podstawy prawnej – w wizytę na stronie z repertuarem kin, musisz wprowadzić ograniczenia. Sprawdzaj w sieci tylko to, czego potrzebujesz w danym momencie do pracy. Możesz natomiast wyznaczać sobie w nagrodę czas spędzony na przeglądaniu stron – na przykład pół godziny wieczorem, po kolacji. 

Pamiętaj! Kluczem do sukcesu jest samodyscyplina. Możesz wprowadzić również blokadę stron, które nie są ci niezbędne w pracy. 

4. Nie potrafisz odmawiać 

Pamiętaj, że asertywność nie oznacza bycia nieuprzejmym. Wyznaczaj granicę swojej pomocy i swojego zaangażowania w sprawy innych. 

5. Nadmierny perfekcjonizm 

Pamiętaj, że lepsze jest wrogiem dobrego. Nieustanne dążenie do doskonałości sprawia, że nigdy nie jesteś zadowolony z rezultatów swoich działań, wciąż próbujesz coś ulepszać, poprawiać, często z odwrotnym skutkiem. I o ile nie ma niczego złego w podnoszeniu jakości, to zdarzają się sytuacje, w których perfekcjonizm jest niepotrzebny, nieuzasadniony i zbyt czasochłonny (czy naprawdę musisz własnoręcznie upiec babeczki na zebranie w szkole, osobiście zawieźć dokumenty do klienta czy po raz dziesiąty sprawdzać, czy na biurku nie zalega choć drobina pyłu?). 

To oczywiście nie wszystkie potwory pożerające czas – zaliczyć możemy do nich jeszcze choćby długie dojazdy do pracy, nieefektywne oszczędzanie (na przykład na produktach, które są niewiele tańsze, a ich zdobycie wymaga przemieszczenia się na drugi koniec miasta) bądź też pracę pomimo zmęczenia. 

Poświęć przynajmniej dzień na obserwację siebie w pracy i w domu, staraj się rejestrować swoją aktywność i świadomie wykonywać zadania. Zobaczysz wówczas, który ze zdefiniowanych problemów dotyczy właśnie ciebie – pamiętaj, że jego identyfikacja to pierwszy krok do sukcesu. 

A w przypadku problemów czy wątpliwości, pisz do mnie! 

Powiązane artykuły:

 

Pokaż mi priorytet, a ja powiem, czy osiągniesz cel (KLIK)

Czy twój czas jest w niedoczasie? (KLIK)